Videoberatung als Schlüssel für durchgängige digitale Verwaltungsprozesse – ein Gespräch über Effizienz, Praxis und Perspektiven

Im Gespräch sprechen Balduin Beck, Geschäftsführer der VisionActive GmbH und Spezialist für digitale Kommunikation und Prozessoptimierung, sowie Peter Voigtmann, Geschäftsführer der Voigtmann GmbH und Entwickler der Mein Videotermin-Suite, über die Zukunft digitaler Verwaltungsprozesse und die Rolle moderner Videoberatung in Behörden und Organisationen.

Die digitale Verwaltung hat in den letzten Jahren spürbare Fortschritte gemacht. Viele Leistungen sind online verfügbar, Anträge können digital eingereicht werden und Informationsangebote sind breit ausgebaut. Dennoch bleibt der direkte Austausch zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung häufig ein Engpass.

Balduin Beck: Peter, viele Prozesse sind heute digital verfügbar. Warum wird der Kontakt zur Verwaltung trotzdem oft noch als aufwendig wahrgenommen?

Peter Voigtmann: Ein wesentlicher Grund ist, dass digitale Angebote häufig dort enden, wo der eigentliche Verwaltungsprozess beginnt – im persönlichen Gespräch. Der Termin selbst ist oft weiterhin analog geprägt. Das führt zu einem hohen Zeitaufwand durch Anfahrt, Wartezeiten und organisatorische Abläufe, während die eigentliche Beratung nur einen Bruchteil dieser Zeit ausmacht. Gleichzeitig zeigt sich, dass ein großer Teil der Bürgerinnen und Bürger sich eine einfache Videoberatung wünscht. Es gibt also eine klare Erwartungshaltung, die bislang nicht konsequent erfüllt wird. 

Balduin Beck: Viele Organisationen nutzen bereits Videokonferenzlösungen. Worin liegt aus Ihrer Sicht der Unterschied?

Peter Voigtmann: Der entscheidende Unterschied liegt im Ansatz. Klassische Videokonferenzlösungen sind für interne Meetings konzipiert. Sie bilden keine Verwaltungsprozesse ab. In der öffentlichen Verwaltung geht es jedoch nicht nur um Kommunikation, sondern um strukturierte Abläufe: Identifikation, Dokumentenaustausch und die direkte Bearbeitung von Anliegen. Die Mein Videotermin-Suite der Voigtmann GmbH wurde genau für diesen Kontext entwickelt. Sie ist eine Plattform für digitale Verwaltungsprozesse und verbindet Videoberatung mit den dahinterliegenden Fachverfahren. Damit wird aus einem Gespräch ein durchgängiger digitaler Vorgang.

Balduin Beck: Was bedeutet das konkret für den Arbeitsalltag in der Verwaltung?

Peter Voigtmann: Die Veränderungen sind unmittelbar spürbar. Der gesamte Zeitaufwand für Bürgerinnen und Bürger reduziert sich deutlich, weil Anfahrt und Wartezeiten entfallen. Gleichzeitig werden auch interne Abläufe effizienter. Termine lassen sich besser planen, Gespräche strukturierter führen und Anliegen direkt im Termin weiterbearbeiten. Der größte Mehrwert entsteht durch die Integration: Terminsteuerung, Videokommunikation und Fachverfahren greifen ineinander. Dadurch entfallen Medienbrüche und doppelte Datenerfassung. Das entlastet die Mitarbeitenden und verbessert gleichzeitig die Qualität der Bearbeitung. 

Balduin Beck: Wie gut funktioniert dieser Ansatz in der Praxis, insbesondere bei größeren Organisationen?

Peter Voigtmann: Die Erfahrungen zeigen, dass Videoberatung sehr gut skalierbar ist, wenn sie richtig in die Prozesse integriert wird. Entscheidend ist, dass sie nicht als Zusatzlösung eingeführt wird, sondern als Bestandteil des Gesamtsystems. Dort, wo dieser Ansatz verfolgt wird, steigt die Nutzung kontinuierlich und wird sowohl von Mitarbeitenden als auch von Bürgerinnen und Bürgern sehr positiv angenommen.

Balduin Beck: Welche Rolle spielt das Thema Datenschutz und digitale Souveränität?

Peter Voigtmann: Das sind zentrale Anforderungen. Lösungen für die öffentliche Verwaltung müssen höchste Standards in Datenschutz, IT-Sicherheit und Souveränität erfüllen. Gleichzeitig dürfen diese Anforderungen die Nutzbarkeit nicht einschränken. Die Voigtmann GmbH verfolgt hier einen Ansatz, bei dem beide Aspekte zusammen gedacht werden: sichere, rechtskonforme Systeme, die sich gleichzeitig einfach in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Balduin Beck: Wenn man nach vorne blickt – welche Entwicklung sehen Sie für die nächsten Jahre?

Peter Voigtmann: Videoberatung wird sich zunehmend als verbindendes Element zwischen Bürgerkommunikation und Sachbearbeitung etablieren. Sie ermöglicht es, Verwaltungsprozesse vollständig digital abzubilden – von der ersten Anfrage bis zur fallabschließenden Bearbeitung. Für uns steht dabei im Mittelpunkt, Lösungen zu schaffen, die konkret entlasten und gleichzeitig eine langfristige Perspektive für die digitale Verwaltung bieten. Die Mein Videotermin-Suite der Voigtmann GmbH ist genau auf diese Anforderungen ausgerichtet.

Balduin Beck: Was würden Sie Organisationen empfehlen, die sich aktuell mit der Weiterentwicklung ihrer digitalen Prozesse beschäftigen?

Peter Voigtmann: Wichtig ist, Videoberatung nicht isoliert zu betrachten, sondern als Teil eines durchgängigen digitalen Verwaltungsprozesses. Der größte Nutzen entsteht dort, wo Kommunikation und Bearbeitung zusammengeführt werden. Organisationen sollten mit konkreten Anwendungsfällen starten und dort gezielt Effizienzpotenziale realisieren. Daraus lassen sich dann skalierbare Lösungen entwickeln, die langfristig tragen.

Vielen Dank an Balduin Beck und Peter Voigtmann für die Einblicke in aktuelle Entwicklungen rund um digitale Verwaltungsprozesse und moderne Videoberatung im öffentlichen Sektor. Digitale Verwaltung entsteht dort, wo Technologie nicht zusätzliche Komplexität schafft, sondern Prozesse vereinfacht und Menschen verbindet. Genau darin liegt das Potenzial moderner Videoberatung.