Digitale Signaturen einfach erklärt: EES, FES und QES im Überblick
Digitale Kommunikation ist längst ein zentraler Bestandteil moderner Verwaltungsprozesse. Ob Terminbuchung, Videoberatung, Online-Antrag oder Dokumentenaustausch – immer häufiger stellt sich die Frage, wie sich Unterschriften rechtssicher, medienbruchfrei und für alle Beteiligten nachvollziehbar digital abbilden lassen. Dabei existieren drei etablierte Formen der elektronischen Signatur, die unterschiedliche Sicherheitsniveaus und rechtliche Wirkungen besitzen. Dieser Beitrag erläutert die Unterschiede verständlich und zeigt, warum insbesondere die fortgeschrittene elektronische Signatur ein wichtiger Baustein für zeitgemäße digitale Beratungsprozesse ist.
Einfach erklärt bedeutet: Je höher die Signaturstufe, desto stärker muss die Identität des Unterzeichners gesichert und der technische Vorgang abgesichert werden. Gleichzeitig steigt der Systemaufwand. Für viele Anwendungen genügt ein mittleres Sicherheitsniveau, für andere ist höchste Rechtssicherheit erforderlich. Die richtige Einordnung schafft Klarheit und vermeidet unnötige Hürden – im Interesse aller Beteiligten.
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
Die EES ist der niedrigschwelligste Einstieg in die digitale Unterschrift. In der Praxis erscheint sie häufig als Fingerunterschrift auf einem Tablet, als Name unter einem Formular oder als digitaler Klick zur Zustimmung.
Sie ist geeignet für:
einfache Rückbestätigungen
unkritische Online-Vorgänge
interne Freigaben ohne formale Anforderungen
Eigenschaften:
sehr leicht zugänglich
keine Identitätsprüfung
geringe rechtliche Bindungswirkung
Die EES eignet sich besonders dort, wo es nicht um formelle Entscheidungen oder rechtsverbindliche Erklärungen geht, sondern um einfache Bestätigungen, die den Ablauf beschleunigen und den Umgang mit Formularen vereinfachen. Für den behördlichen Kontext bedeutet das: Die EES erleichtert Prozesse, ersetzt aber nicht die rechtlich belastbare Unterschrift.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES bildet die für viele Verwaltungsabläufe passende Mitte zwischen Alltagstauglichkeit und rechtlicher Sicherheit. Sie spielt insbesondere dann ihre Stärken aus, wenn digitale Prozesse im Rahmen einer Beratung, eines Antrags oder einer strukturierten Online-Interaktion stattfinden.
Was macht die FES aus?
Die Signatur wird eindeutig an das Dokument gebunden.
Zusätzlich wird sie technisch an den Prozess geknüpft, in dem sie entstanden ist.
Es werden Hashwerte, Dokumentversionen, Zeitstempel und Prozess-IDs erfasst.
Die Sitzung, in der die Signatur entsteht (z. B. ein Videotermin), ist Bestandteil des Signaturnachweises.
Diese Kombination sorgt dafür, dass eine FES jederzeit überprüfbar ist. Manipulationen am Dokument oder an der Signatur würden sofort auffallen. Gleichzeitig bleibt sie für Bürgerinnen und Bürger einfach nutzbar, da keine Identifizierung per Video-Ident oder eID erforderlich ist.
Typische Anwendungsfelder
Unterzeichnung von Formularen während eines Videotermins
Bestätigungen in digitalen Fallbearbeitungen
Beratungsvorgänge, in denen Nachvollziehbarkeit und Dokumentation wichtig sind
Aufgaben, bei denen Integrität des Dokuments notwendig, die Schriftform jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist die digitale Signatur mit der höchsten rechtlichen Wirkung. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift vollständig gleichgestellt und erfüllt strengste gesetzliche Anforderungen.
Eigenschaften:
obligatorische Identitätsprüfung (Video-Ident, eID, Bank-Ident)
persönliches qualifiziertes Zertifikat
Signaturerzeugung über zertifizierte Vertrauensdienste
vollständige technische und rechtliche Gleichstellung zur Papierunterschrift
Verwaltungen benötigen die QES insbesondere dort, wo gesetzlich eine Schriftform vorgeschrieben ist und der Prozess keine Abweichungen zulässt. Durch den höheren Aufwand eignet sich die QES hingegen weniger für einfache Standardvorgänge oder alltägliche Beratungsprozesse.
Typische Einsatzbereiche
formgebundene Anträge
rechtsverbindliche Erklärungen
Vertragsabschlüsse mit Schriftformerfordernis
Welche Signaturform ist wann sinnvoll?
Nicht jeder Verwaltungsvorgang braucht die strengste Form der Signatur. Ein sinnvoller Einsatz orientiert sich an den fachlichen Anforderungen:
EES: gut für einfache Bestätigungen und interne Freigaben.
FES: optimal für digitale Beratung, Videotermine, Antragsprozesse und Dokumentationen.
QES: zwingend erforderlich, wenn gesetzlich Schriftform vorgeschrieben ist.
Für die Praxis bedeutet das: Der größtmögliche Nutzen entsteht dort, wo die richtige Signaturstufe zum passenden Prozess gewählt wird. Gerade im Rahmen digitaler Videoberatung zeigt sich, wie wirkungsvoll eine FES sein kann, wenn sie korrekt eingebunden und technisch sauber nachvollziehbar ist.
Digitale Signaturen als Bestandteil moderner Videoberatung
Die Mein-Videotermin-Suite setzt bewusst auf eine klare, sichere und nachvollziehbare Prozessgestaltung. Mit der FES lassen sich Dokumente medienbruchfrei im Videotermin unterzeichnen und anschließend revisionssicher in Folgesysteme übertragen. Dies schafft Transparenz für Bürgerinnen und Bürger, sorgt für verlässliche Dokumentation und ermöglicht eine effiziente Bearbeitung in der Verwaltung.
Digitale Signaturen sind damit nicht nur ein technisches Modul, sondern ein zentraler Baustein moderner Behördendigitalisierung. Mit der richtigen Einordnung und der passenden Umsetzung entstehen stabile, sichere und nutzerfreundliche digitale Serviceangebote, die langfristig tragfähig sind.
Autor: Peter Voigtmann, Voigtmann GmbH