Alles Wissenswerte zur Mein Videotermin Suite – vom ersten Videotermin bis zum souveränen Betrieb. Nach Themen geordnet und direkt zum Nachlesen.
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Die Mein Videotermin Suite ist eine modulare Plattform für sichere, datenschutzkonforme Videoberatung. Sie verbindet eine Verwaltungsapp zur Organisation und Durchführung von Videoterminen mit einer intuitiven Webapp für Kundinnen und Kunden.
Ja. MVS unterstützt digitale Beratungs-, Termin- und Kommunikationsprozesse für Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen sowie Unternehmen.
Neben der klassischen Terminvereinbarung mit Einladung (per E-Mail oder SMS-Link) bietet die Plattform auch spontane Zugänge: Bürgerinnen und Bürger können z. B. über einen Button auf Ihrer Webseite direkt einen Ad-hoc-Videotermin starten. Auch ein Live-Chat mit optionaler Übergabe in den Videochat ist möglich. Darüber hinaus können physische QR-Codes genutzt werden, um den Zugang zu einem Videotermin z. B. von einem Wartebereich, einem Infopoint oder einem Notrufpunkt aus auszulösen. Die Einstiegspunkte lassen sich flexibel konfigurieren – je nach Fachbereich und Use Case.
Ja. Die MVS unterstützt sowohl anonyme als auch authentifizierte Kommunikationsprozesse. Dadurch können Organisationen flexibel entscheiden, ob ein Benutzerkonto, eine Anmeldung oder eine Identitätsprüfung erforderlich ist oder ob ein niedrigschwelliger Zugang ohne Registrierung angeboten werden soll.
Für Bürgerinnen und Bürger reicht ein aktueller Browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari) – egal ob auf dem PC, Tablet oder Smartphone. Es ist keine App-Installation erforderlich. Für Fachkräfte empfiehlt sich ein Headset und ggf. ein zweiter Bildschirm. Die Plattform testet vorab die Internetverbindung, Kamera und Mikrofon automatisch und führt Nutzende durch einen geführten Techniktest. So lassen sich viele Probleme vor dem Termin erkennen.
Ein terminierter Videotermin wird vorab über ein Buchungssystem geplant. Ein Ad-hoc-Termin startet sofort über Button, Chatbot oder QR-Code.
Nach dem Aufrufen des Zugangslinks folgen ein Technikcheck und die Einwilligung. Je nach Konfiguration schließt sich eine Identitätsprüfung an, bevor Teilnehmende in den virtuellen Wartebereich und anschließend in die Videoberatung gelangen. Nach dem Gespräch können Dokumentation, Export, Umfrage oder die Übergabe an ein Fachverfahren folgen. Die einzelnen Schritte werden für den jeweiligen Anwendungsfall konfiguriert.
Die Plattform ist standardmäßig auf 2–5 Teilnehmende ausgelegt, kann aber auch größere Gruppen unterstützen.
Im virtuellen Beratungsraum stehen Audio, Video, Chat und Bildschirmfreigabe zur Verfügung. Weitere Funktionen wie Dokumentenaustausch, digitale Signaturen, Zahlungen, Dolmetschleistungen oder zusätzliche Teilnehmende werden je nach Anwendungsfall und Projektumfang abgestimmt. Welche Funktionen verfügbar sind und aktiviert werden, klären wir im gemeinsamen Anforderungsabgleich.
Berechtigte Moderatoren oder Mitarbeitende können während einer laufenden Sitzung weitere interne oder externe Teilnehmer hinzufügen. Die Berechtigungen hierfür werden über Rollen- und Zugriffskonzepte gesteuert und können organisationsspezifisch konfiguriert werden.
Nach einem Gespräch können Beraterinnen und Berater direkt aus der Plattform heraus: Notizen und Gesprächsergebnisse dokumentieren Inhalte in ein Fachverfahren oder eine eAkte übertragen Umfragen zur Gesprächsqualität versenden Chatverläufe oder geteilte Dokumente exportieren Standardisiertes Reporting abrufen Diese Nachbearbeitung ist vollständig in Ihre Prozesse integrierbar – auf Wunsch sogar automatisiert.
Mögliche Einsatzfelder sind persönliche Supportgespräche, Produktvorstellungen und die Begleitung bei der Einführung digitaler Anwendungen. Welche Abläufe sinnvoll sind, klären wir anhand Ihrer Anforderungen.
Kalender- und Buchungssysteme, Fachverfahren und eAkte, digitale Signaturen, Bezahlschnittstellen, Reportingsysteme, Sprach-/Video-Dolmetscher, Dokumentenplattformen.
Die MVS kann in bestehende Identitäts- und Zugriffsmanagementsysteme integriert werden. Unterstützt werden unter anderem Active Directory, LDAP, SAML, OpenID Connect sowie Multi-Faktor-Authentifizierung. Darüber hinaus können nationale und europäische elektronische Identitätslösungen, beispielsweise BundID oder EUDI Wallet, projektspezifisch integriert werden.
Die Suite bietet verschiedene Funktionen und Integrationsmöglichkeiten. Welche davon in Ihrer Umgebung eingesetzt werden können und welche Schnittstellen benötigt werden, besprechen wir im gemeinsamen Anforderungsabgleich.
Die Suite kann an Ihre Kalender, CRM-, Fach- oder Buchungssysteme angebunden werden. Die Kommunikation erfolgt über dokumentierte Schnittstellen (REST, JSON, Webhooks etc.). Ebenso möglich: Anbindung an digitale Identitäten (z. B. BundID, EUDI Wallet), Zahlungsanbieter, E-Signaturdienste oder Archivlösungen. Bestehende Workflows müssen nicht umgebaut, sondern nur erweitert werden.
Die Mein Videotermin Suite kann als MVS-Service Hosted (Mandantenlösung), MVS-Dedicated Hosted (exklusive Kundeninstanz) oder MVS-Sovereign (On-Premise oder in der eigenen Cloud) betrieben werden. Das passende Modell wird anhand Ihrer technischen, organisatorischen und sicherheitsbezogenen Anforderungen ausgewählt.
Zur Auswahl stehen eine Mandantenlösung, eine exklusive Kundeninstanz sowie ein Betrieb On-Premise oder in der eigenen Cloud. Die konkrete Ausgestaltung sollte gemeinsam mit Ihren technischen und organisatorischen Anforderungen geprüft werden.
Mit MVS-Sovereign ist ein Betrieb On-Premise oder in der eigenen Cloud vorgesehen. Die technischen Voraussetzungen, Verantwortlichkeiten und organisatorischen Abläufe werden für Ihren Anwendungsfall gemeinsam abgestimmt.
Die MVS unterstützt unterschiedliche Betriebsmodelle – vom Managed Service bis hin zu vollständig souveränen Betriebsformen in kundeneigenen Rechenzentren. Abhängig vom gewählten Betriebsmodell verbleiben Kommunikationsdaten innerhalb definierter und kontrollierter Infrastrukturen. Die Datenhoheit kann dabei vollständig beim Betreiber liegen.
Eine pauschale Freigabe für bestimmte Schutzklassen oder Verschlusssachen wird hier nicht zugesichert. Vor einem Einsatz sind die konkreten Anforderungen, behördlichen Vorgaben und erforderlichen Zulassungen zu prüfen.
Ja. Die Mein Videotermin-Suite (MVS) verwendet moderne Verschlüsselungsverfahren für die Absicherung von Signalisierung, Audio-, Video- und Präsentationsdaten. Die Kommunikation erfolgt über geschützte Verbindungen und nutzt etablierte Sicherheitsmechanismen der WebRTC-Technologie. Zum Einsatz kommen unter anderem TLS, DTLS und SRTP sowie aktuelle kryptographische Verfahren zur Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Kommunikation.
Für Organisationen mit erhöhten Anforderungen an Sicherheit, Souveränität und Auditierbarkeit steht MVS-Sovereign zur Verfügung. Der Betrieb erfolgt On-Premise oder in der eigenen Cloud. Ob die Lösung die konkreten Anforderungen Ihres Anwendungsfalls erfüllt, wird anhand der Schutzbedarfe, internen Vorgaben und gegebenenfalls erforderlichen Zulassungen geprüft.
Die MVS schützt Kommunikationsinhalte durch eine Kombination aus Verschlüsselung, Authentifizierung und sicheren Schlüsselaustauschverfahren. Kommunikationsdaten werden ausschließlich über geschützte Kommunikationskanäle übertragen. Zusätzlich werden temporäre Sitzungsschlüssel verwendet, die nur für die jeweilige Kommunikationssitzung gültig sind. Dadurch wird das Risiko eines unbefugten Mitlesens nach dem Stand der Technik wirksam reduziert.
Die MVS nutzt kryptographische Verfahren zur Sicherstellung der Integrität der übertragenen Daten. Manipulationsversuche, unzulässige Veränderungen von Datenpaketen oder Replay-Angriffe werden durch die eingesetzten Sicherheitsprotokolle erkannt. Die Kommunikationsbeziehungen zwischen den beteiligten Komponenten werden jeweils separat authentifiziert und abgesichert.
Ja. Die MVS wurde für den Einsatz in Organisationen mit erhöhten Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit konzipiert. Die Plattform unterstützt unter anderem rollenbasierte Zugriffskonzepte, Multi-Faktor-Authentifizierung, zentrale Identitätsverwaltung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse sowie unterschiedliche Betriebsmodelle bis hin zu souveränen Umgebungen.
Die MVS unterstützt einen datenschutzkonformen Betrieb durch technische und organisatorische Maßnahmen zur Absicherung der Kommunikation und Verarbeitung personenbezogener Daten. Die konkrete DSGVO-Konformität hängt zusätzlich von der jeweiligen Konfiguration, den organisatorischen Prozessen sowie dem gewählten Betriebsmodell ab.
Denkbare Einsatzfelder sind geplante Beratungen, fachlicher Austausch, Schulungen und Nachbesprechungen. Ob ein konkreter Anwendungsfall geeignet ist, muss anhand der Inhalte, Schutzanforderungen und internen Freigaben bewertet werden. Die Suite wird hier nicht als Ersatz für Notruf- oder Einsatzkommunikation dargestellt.
Die Suite unterstützt Gespräche mit mehreren Teilnehmenden. Wer eingeladen werden darf und welche Funktionen freigegeben werden, richtet sich nach den organisatorischen Vorgaben Ihres Hauses.
Mögliche Einsatzfelder sind geplante Kundengespräche, die Erläuterung freigegebener Unterlagen und Unterstützung bei digitalen Services. Welche Beratungsleistungen per Video angeboten werden dürfen, richtet sich nach Ihren fachlichen, rechtlichen und organisatorischen Vorgaben.
Die Eignung hängt vom konkreten Einsatz und Betriebsmodell ab. Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Identifikation und Dokumentation sollten vorab mit Ihren zuständigen Fachstellen geprüft werden. Eine pauschale regulatorische Freigabe ist damit nicht verbunden.
Zugänge, Terminabläufe und die Weiterbearbeitung können im Rahmen eines gemeinsamen Anforderungsabgleichs geplant werden. Welche Integrationen und Schnittstellen in Ihrer Umgebung möglich sind, wird dabei konkret geprüft.
Die Suite unterstützt anonyme und authentifizierte Kommunikationsprozesse. Ob Anmeldung oder Identitätsprüfung erforderlich sind, legt Ihr Institut abhängig vom Anliegen fest. Ein Videogespräch allein ersetzt keine gesetzlich erforderliche Identifikation.