Fachverfahrensunabhängigkeit als Kernprinzip moderner Videoberatung
Die digitale Transformation der Verwaltung schreitet voran – und bringt eine Vielzahl von Lösungen hervor, die Prozesse vereinfachen, Wege verkürzen und Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu staatlichen Leistungen erleichtern. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Videoberatung. Sie ist längst kein experimentelles Werkzeug mehr, sondern ein fester Bestandteil moderner Kommunikationswege. Doch ein Aspekt wird häufig unterschätzt – und ist für die langfristige Wirksamkeit entscheidend: die Unabhängigkeit von Fachverfahren.
Dieser Beitrag zeigt, warum die Unabhängigkeit von Fachverfahren der Schlüssel zur breiten Nutzbarkeit ist, welche strategische Bedeutung sie für die öffentliche Verwaltung hat und wie Lösungen wie die Mein Videotermin Suite dadurch zu Treibern echter Modernisierung werden.
1. Warum Fachverfahrensunabhängigkeit notwendig ist
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland nutzt mehrere Hundert verschiedene Fachverfahren. Viele davon sind über Jahre oder Jahrzehnte gewachsen, proprietär aufgebaut und verfügen nicht über standardisierte Schnittstellen. Einige werden modernisiert, andere stehen vor einer Ablösung, manche existieren in parallelen Versionen in unterschiedlichen Bundesländern oder Kommunen.
Ein zentraler Befund: Eine tiefe Integration in jedes einzelne dieser Systeme wäre weder technisch praktikabel noch wirtschaftlich verantwortbar.
Digitale Kommunikation – und insbesondere Videoberatung – kann ihre Stärken nur ausspielen, wenn sie unabhängig von dieser Heterogenität funktioniert. Ein zu enges Koppeln an Fachverfahren würde Komplexität erhöhen, Betriebssicherheit gefährden und Innovation ausbremsen.
Deshalb setzen moderne Plattformen bewusst auf ein anderes Paradigma: Sie müssen ohne Fachverfahrensintegration sofort funktionieren und trotzdem Arbeitsprozesse sinnvoll unterstützen.
2. Was bedeutet „fachverfahrensunabhängig“ konkret?
Fachverfahrensunabhängigkeit heißt nicht, dass Videoberatung losgelöst von Verwaltungsabläufen agiert.
Es bedeutet vielmehr:
Die Videoberatung funktioniert ohne technische Anbindung an ein Fachverfahren.
Sie kann trotzdem mit typischen Prozessschritten interagieren.
Sie lässt sich parametrisieren, sodass sie Abläufe verschiedener Bereiche unterstützt.
Sie bleibt stabil, auch wenn fachliche Systeme modernisiert, konsolidiert oder ersetzt werden.
Sie kann in jedem Bereich eingesetzt werden – unabhängig vom Digitalisierungsgrad.
Damit wird Videoberatung zu einer Querschnittsfunktion, die über Silos hinweg funktioniert und für verschiedenste Verwaltungsdomänen einsetzbar bleibt.
3. Die Herausforderung der Fachverfahren: heterogen, komplex, oft ohne Schnittstellen
Fachverfahren sind das Rückgrat der Verwaltungsarbeit. Doch aus technischer Perspektive sind sie extrem heterogen:
Einige sind hochmodern, andere stammen aus Zeiten, in denen es noch keine Webstandards gab.
Viele bieten keine oder unzureichende Schnittstellen.
Manche sind in sich abgeschlossen und lassen externe Verbindungen ausdrücklich nicht zu.
Unterschiedliche Betreiber, Betriebsmodelle und Landesvorgaben führen zu Dutzenden Varianten eines Systems.
Konsolidierungen laufen häufig über viele Jahre hinweg.
Diese Realität macht klar:
Eine Videoberatungslösung, die auf fachspezifische Integrationen angewiesen wäre, wäre faktisch nicht flächendeckend einsetzbar. Darum ist Fachverfahrensunabhängigkeit kein Kompromiss – sie ist eine Voraussetzung für Skalierbarkeit im Public Sector.
Wie sieht Interaktion ohne Integration aus?
Auch ohne tiefen Systemzugriff kann Videoberatung Prozesse sinnvoll unterstützen. Typische Beispiele:
Übergabe von Gesprächsergebnissen an eine elektronische Akte
Strukturierte Notizfelder, die in bestehende Dokumentationsabläufe übernommen werden können
Zugangspunkte, die entlang bestehender Fachprozesse parametrisiert sind
Flexibles Zusammenspiel mit vorgelagerten oder nachgelagerten Arbeitsschritten
Dokumentfreigabe und sichere Bildschirmfreigabe zur Klärung fachlicher Fragen
Automatisierte Terminlogiken, die organisatorische Abläufe steuern
Diese leichte Kopplung folgt einem klaren Prinzip:
Der Nutzen entsteht durch Prozessnähe, nicht durch technische Verschmelzung.
Fachverfahrensunabhängigkeit als strategische Chance
Videoberatung wird durch ihre Unabhängigkeit zum Wegbereiter der Digitalisierung – auch dort, wo Fachverfahren selbst noch gar nicht digitalisiert sind.
Vorteile im Überblick:
Sofort einsetzbar in bestehenden Strukturen
Robust gegenüber Modernisierungen und Systemwechseln
Bereichsübergreifend nutzbar – von Sozialleistungen bis Bürgerservice
Ergänzt Digitalisierung, statt sie vorauszusetzen
Schafft digitale Zugangspunkte, bevor Prozesse vollständig digital sind
Erleichtert Zukunftsumbauten, weil sie selbst keine Abhängigkeit erzeugt
So kann Videoberatung schon heute Wirkung entfalten und gleichzeitig zukünftige Architekturen unterstützen, statt sie zu blockieren.
Praxisbeleg: Über 2,4 Millionen Videoberatungen zeigen den Bedarf
In verschiedenen großen Verwaltungseinrichtungen wurden mittlerweile mehr als 2,4 Millionen Videoberatungen durchgeführt.
Die Erfahrungen zeigen:
Die Gesprächsdauer sinkt von durchschnittlich 36 auf 21 Minuten
Der Aufwand für Bürgerinnen und Bürger reduziert sich um bis zu 85 Prozent
Die Erreichbarkeit steigt deutlich
Prozesse werden stabiler und planbarer
Mobilitäts- und Ressourcenverbrauch sinken merklich
Diese Ergebnisse belegen, dass Videoberatung nicht nur ein digitales Add-on ist, sondern eine echte strukturelle Verbesserung darstellt.
Warum dieses Prinzip die Zukunft bestimmt
Je stärker der öffentliche Sektor modernisiert wird, desto deutlicher werden sechs Trends:
Prozesse ändern sich schneller als Fachverfahren.
Videoberatung muss unabhängig davon funktionieren.
Fachverfahren werden konsolidiert.
Nur eine unabhängige Lösung überlebt diese Übergänge.
Digitale Konnektivität gewinnt an Bedeutung.
Bürgerinnen und Bürger möchten ortsunabhängig beraten werden.
Fachverfahrensunabhängigkeit schafft die Grundlage dafür, dass digitale Kommunikation nicht nur eine Insellösung ist, sondern dauerhaft tragfähig bleibt.
Fazit
Fachverfahrensunabhängige Videoberatung ist kein technisches Detail, sondern eine strategische Voraussetzung für moderne, nutzerorientierte Verwaltung.
Sie ermöglicht es, digitale Zugänge sofort bereitzustellen – auch in Bereichen, in denen die vollständige Digitalisierung noch bevorsteht. Sie bleibt stabil, auch wenn Fachverfahren erneuert werden, und kann sämtliche Beratungsdomänen unterstützen.
Die Mein Videotermin Suite zeigt, wie dieses Prinzip in der Praxis funktioniert: schnell einsatzfähig, skalierbar, sicher und organisatorisch anschlussfähig.
Sie ist damit nicht nur ein Werkzeug der Gegenwart, sondern ein Baustein für eine nachhaltige digitale Verwaltungsstruktur der Zukunft.
Autor: Peter Voigtmann, Voigtmann GmbH